קליטה וחניכה של עובד חדש
מבוא
ברור כי המצב האידיאלי כשמגיע עובד חדש לחברה הוא: Plug & Play כלומר, שהעובד החדש יתחיל לייצר תוצרים איכותיים ביעילות וגם שיכיר את המוצר, הצוות, הממשקים, הלקוחות, הכלים ושיטות העבודה, וגם במצב האידיאלי, נרצה שהעובד החדש ידע להתמודד היטב עם המשימות השוטפות וגם עם משימות יוצאות הדופן באופן עצמאי ומקצועי.
Plug & Play כבר אמרנו – לא?
במאמר זה נדון, איך ניתן לגשר על הפער בין המצב האידיאלי של קליטת עובד חדש לבין המצב הקיים היום בארגונים רבים? וכן, איך ניתן להגיע למצב שבתקופה קצרה יחסית נצליח להביא את העובד החדש הכי קרוב למצב האידיאלי?
קליטה נכונה למה זה חשוב?
שלב הקליטה מוגדר כתקופה הראשונה של עובד חדש במקום העבודה עד שהוא הופך לחלק מהמארג הארגוני. מחקרים (והניסיון) מצביעים כי ניהול לא מוצלח של תהליך הקליטה עלול לגרום לעובד החדש תסכול כה רב שאף יוביל אותו לעזוב את הארגון, וזאת למרות שסביר להניח כי יכול היה להצליח בתפקיד – לו הצליח לעבור את שלב הקליטה.
יתר על כן, קליטת עובד חדש שמתבצעת באופן לא מתוכנן ושיטתי, אינה מאפשרת לעובד לבצע את בסופה של תקופה את עבודתו כנדרש, מאחר ולא קיבל את הכלים המקצועיים והארגוניים באופן מקיף ומסודר.
באופן דומה, סקר שביצעה SHRM (Society for Human Resource Management) מצא כי
כ- 77% מהעובדים החדשים שעזבו ארגון תוך פחות משנה, היה בשל חוסר היערכות של הארגון לקליטתם, וממליץ – להשקיע בתהליך מסודר של קליטת עובדים במקום לבזבז משאבים על מעגל לא נגמר של גיוס עובדים חדשים.
אין ספק כי ארגונים מעוניינים בהשתלבותו המהירה של העובד בתפקיד שלשמו גויס אך הם גם מבינים כי מדובר בתהליך ושהוא כולל לא רק העברת ידע אלא גם למשל קליטה בסביבה חברתית חדשה. כתוצאה, נראה כי ארגונים נוקטים מגוון פעולות במטרה לסייע לקליטה מוצלחת של העובד החדש למשל: תוכנית מפגשים עם אנשי מפתח בארגון, חוברת welcome המפרטת מידע חיוני, 'יום אוריינטציה', חונך מלווה ועוד.
מהי חניכה?
כאמור, נמצא כי אחת הדרכים לקליטה מהירה ונכונה של עובד חדש לארגון, תוך שימור שביעות הרצון והגברת המוטיבציה שלו להיות חלק מהמארג הארגוני, היא באמצעות תהליך חניכה מובנה ומוגדר.
חניכה מוגדרת כתהליך של העברת מידע, ידע ותפישות מאדם מנוסה בתפקידו לאדם בתחילת דרכו. במהלך תקופת החניכה החונך והנחנך פועלים במשותף לקידום ופיתוח היכולת, הביצועים והחשיבה הארגונית של הנחנך. על כן, תהליך חניכה יוגדר כמוצלח אם בסופו, העובד החדש מצד אחד, יעמוד בביצועים המצופים ומצד שני, ייקח אחריות על המשך התפתחותו בארגון.
לחניכה 2 מרכיבים מרכזיים התלויים זה בזה ומשלימים זה את זה. המרכיב הראשון הוא לימוד ושיפור מיומנויות וידע (פורמלי וא-פורמלי) והמרכיב השני, המרכיב הפסיכולוגי כולל בעיקר העצמה וחיזוק הנחנך ביכולתו לבצע את תפקידו. לכן, על החונך מוטלת האחריות:
- להעביר לעובד החדש את הידע המקצועי שכולל בעיקר לימוד ושיפור מיומנויות וידע בתחום המקצועי של התפקיד לרבות תיאור מטרת התפקיד, הציפיות מהעובד, סדרי עדיפויות, יעדי הצלחה ועוד. וכן את הידע הארגוני שכולל בין היתר, הכרות עם המערכת הארגונית, המוצר, סביבת העבודה והלקוחות, היכרות עם בעלי התפקידים, הממשקים וצוות העבודה, הבנת המסרים, הנורמות והערכים של התרבות הארגונית וכן הכרת נהלי העבודה והכללים הארגוניים.
- ומצד שני, חשוב לא פחות, להעצים את המרכיב הפסיכולוגי ולהקנות לחניך תחושת ביטחון, אופטימיות ומסוגלות להצליח בתפקיד החדש, ליצור תחושה של שייכות, זיקה ונאמנות לחברה ולערכיה ובכלל להגביר את המוטיבציה והרצון של העובד החדש להשתלב בצוות ולתרום להצלחת הארגון.
אתגרי חניכה – חניך וחונך
החונכות משיגה את מטרותיה בראש ובראשונה באמצעות מערכת היחסים בין החונך והנחנך. הוכח כי יחסי חונכות טובים מובילים לרמות גבוהות יותר של ביצוע, במיוחד בשלבים הראשונים של הקריירה.
על מנת להגיע למצב האידיאלי, העובד נדרש ללמוד הרבה דברים חדשים, בזמן קצר מאד ובסביבה לא מוכרת. כדי להתמודד עם הפער, חשוב להיות מודעים לשלושה אתגרים עיקריים בתהליך החניכה מנקודת המבט של העובד החדש: תיאורטי מדי, עמוס מדי, הבנה מוחלטת.
האתגר הראשון, 'תיאורטי מדי', חשוב שתהליך החניכה לא יהיה פסיבי ויכיל רק מידע תיאורטי אלא שתהיה חניכה מוחשית כזו המשלבת גם דוגמאות, תמונות, דגמים התנסות בפועל ואף משימות פשוטות לביצוע באופן עצמאי. בדרך זו החניך גם ילמד את הידע 'דרך הידיים', גם יחווה התנסות עצמאית אמתית, גם יחווה תחושות הצלחה ואף יחוש שכבר תורם לארגון.
האתגר השני כאמור, 'עמוס מדי', תהליך החניכה מאופיין לרוב בניסיון ללמד את העובד החדש הרבה מאד חומר בזמן קצר מדי. מומלץ על אף האילוצים שנדמים לעיתים כדחופים יותר, לבנות תכנית חניכה מדורגת ולא להעמיס את כל הידע בבת אחת על העובד – לא יעיל לא מועיל ובעיקר מתסכל.
האתגר השלישי, הינו חוסר ב-'הבנה מוחלטת' של התכנים הנלמדים, שהרי לכל ארגון יש שפה וז'רגון ייחודי ופרטי. מילה או מונח שלא לגמרי הובנו כהלכה, יוצרים חוסר הבנה מלא ומעמידים את הנחנך במצב שהוא מבין רק 'בגדול' 'ובערך'. מומלץ להקפיד ללמד את הז'רגון הארגוני' ולבאר כל מונח על מנת לוודא הבנה מלאה ומוחלטת. בהקשר זה, ניתן גם לספק לעובד החדש רשימה של ראשי תיבות, קיצורים ומונחים מקובלים במחלקה / בחברה.
אם כן, בבואנו להתניע תהליך חניכה לעובד חדש, עלינו להיות מודעים לשלושת האתגרים העיקריים שהוצגו בהיבט החניך: תיאורטי מדי, עמוס מדי והבנה מוחלטת.
מנגד, גם החונך מתמודד עם מגוון אתגרים בתהליך אשר נובעים בעיקר מהעובדה שתהליך החניכה בארגונים רבים הינו תהליך לא פורמלי, המתקיים בעיקר על בסיס וולנטרי וללא תגמול. על כן, נראה כי בעומס הרב של המשימות השוטפות, אין סבלנות וזמן למתלמד חדש.
לשם כך מומלץ כשאפשר, לבנות תשתית חניכה ארגונית הכוללת מיון ובחירת חונכים (על בסיס פרופיל שיוגדר), קיום הכשרות ייעודיות לחונכים כמו-גם, הגדרת תכנית חניכה מקיפה לרבות מדדי הצלחה ותגמול.
מי מתאים להיות חונך?
נראה אם כן שכדי להיות חונך, לא מספיק להיות עובד מקצועי ומנוסה, על אף שזו בהחלט דרישת סף, היא אינה מספיקה ואינה עומדת בפני עצמה, שכן יש לוודא גם קיומם של נקודות מצטברות נוספות כגון: שהחונך, מצד אחד ירצה ללמד ולשתף בידע שלו את העובד החדש ומצד שני, שהחונך יהיה בעל יכולת וכישורים ללמד ולחנוך עובדים חדשים ולהיות עבורם גורם משפר אשר יוצר חוויות הצלחה.
בנוסף, חשוב לוודא כי החונך הינו עובד חיובי המחויב לתרום להצלחת החברה, בעל סמכות ואחריות לתהליך משמעותי ושמנהלים סומכים עליו שידע ללמד את העובד החדש התנהגות, תרבות וכללי עבודה.
כאמור, לא כל בעל מומחיות בתחום מקצועי בארגון יכול להיות חונך לעובדים חדשים, מאחר ומדובר בתהליך שחלק מהותי ממנו כולל מרכיב של העצמה פסיכולוגית ויצירת מוטיבציה. בעת בחירת חונך יש לתת דגש גם לנושאים נוספים, שלעיתים חשובים אף יותר מרמת הידע המקצועי של החונך.
חמשת עקרונות החניכה – איפה הפער?
אם כן, בבואנו לסכם את חמשת עקרונות החניכה העיקריים נתייחס לנושאים הבאים:
- נגישות וסביבה תומכת – על החונך לשדר זמינות לכל התייעצות, שאלה והבהרה גם בזמנים לחוצים. החונכות לא אמורה להיות מוגבלת לפגישות פורמליות בלבד. יש להקפיד על מתן מענה אדיב – תמיד! תוך שמירה על דיסקרטיות כדי לתת לחניך תחושה שהוא יכול לסמוך עליו ולשתף במידע אישי על מנת לפתח את כישוריו. מעבר לכך, חשוב לאמץ גם גישה פרואקטיבית ולהיות ערניים לתחושות הנחנך ולתת ככל הניתן מענה לצרכיו.
- גורם משפר – כאמור תפקיד החונך הוא להיות גורם משפר בשלושת רבדי החניכה (מקצועי-ארגוני-פסיכולגי). על כן, באחריותו ליצור חוויית הצלחה, לעודד לפעול ללא פחד מטעייה ואף לתת לגיטימציה לטעויות – לראות בהם חלק מתהליך הלמידה ('מי שלא טועה לא לומד') ולתת תחושה אמיתית שתפקידו הוא לעזור ולא לעקוב או לבקר.
- מקצועיות והכוונה – על החונך להיות מקצועי בתחומי החניכה, גם בהיבט הידע וגם בהיבט הגישה. בעל גישה חיובית ורצון ללמד תוך ראיית טובת הארגון. על כן באחריות החונך להעניק לנחנך תמונה מלאה ושלמה ואת כל הידע הנדרש להשלמת הפערים תוך שימוש בשפה ברורה ולימוד הז'רגון הארגוני ושיתוף בניסיון ובתובנות אישיות על מנת לתת עצות והכוונה.
- הקנייה של תחושת מסוגלות – על החונך לשדר תחושת ביטחון והעצמה של הנחנך תוך חיזוק האמונה שלו ביכולתו לבצע את תפקידו בארגון החדש.
- אכפתיות וסבלנות – על החונך להיות אכפתי ולא לראות במשימת החניכה כמשהו חד פעמי שיש לעשות עליו V – אלא תהליך בו נדרשת סבלנות, מענה על שאלות ואף לעיתים להסביר שוב ושוב, עד להבנת הנושא ע"י החניך. על החונך גם לסייע ליצור חיבור עם עובדים נוספים שיכולים לעזור באחד משלושת הרבדים (מקצועי-ארגוני-פסיכולוגי).
חמשת עקרונות החניכה אם כן, נגישות וסביבה תומכת, גורם משפר, מקצועיות והכוונה, הקנייה של תחושת מסוגלות, אכפתיות וסבלנות –
שהאמת, נראה כי מדובר בעקרונות כל כך טריוויאליים ואפילו אינטואיטיביים שנדמה כי הם אינם מחדשים דבר.
וזה נכון.
עם זאת, כאמור עד כמה שמדובר בנושא טריוויאלי, מעט מאד ארגונים יכולים להעיד על עצמם, כי ניתן להגדיר את תהליך חניכת עובד חדש בחברה, כמצוין או אפילו כטוב מאד וכי לא קיים פער משמעותי בין התהליך הרצוי למצוי. על כן באחריות כל חברה להגדיר לעצמה, מה ההסבר לפער המדובר, מה נדרש לשפר ואיך.
GPS לעובד חדש
תייר נעזר במפה ותינוק מקבל ליווי צמוד בצעדיו הראשונים, אבל במה נעזר העובד החדש כדי להצליח בצעדיו הראשונים בארגון?
בחלק זה נתמקד ב- GPS לעובד חדש, נגדיר את תהליך הקליטה של הארגון לרבות יעדים ובקרות של קליטת העובד בכל שלב בתהליך.
תהליך הקליטה של עובד חדש מתחלק לשני שלבים עיקריים:
- התקופה הראשונה שכוללת את ההכנה לקראת בואו לארגון ואת הכניסה לתפקיד בה נדרשת מעורבות אקטיבית של החונך והארגון.
- התקופה בה העובד החדש פועל באופן עצמאי בה נדרשת בעיקר מעורבות של תמיכה, מעקב ובקרה.
ה-GPS הינו רשימת תיוג לכל שלב בתהליך קליטת העובד, החל משלב ההכנה, היום הראשון, השבוע הראשון, החודש הראשון, חצי שנה ראשונה וכן לאחר שנה. ברשימה זו יש להגדיר את המשימות המרכיבות כל שלב, אחראי הביצוע והבקרות– בעיקר אל מול קצב התקדמות תכנית החניכה מצד אחד וכן בקרה לגבי רמת שביעות רצון העובד החדש מקליטתו ומהשתלבותו בתפקיד, בצוות ויחסיו עם הממונה הישיר.
כך למשל המשימות שיוגדרו בשלב ההכנה לקראת בואו של העובד החדש יכללו בין היתר: הכנת תוכנית קליטה וחניכה, לו"ז ליום הראשון ולשבוע הראשון, הכנת עמדת עבודה נקיה הכוללת את כל הנחוץ (ממחשב וציוד משרדי ועד פח אשפה), תיאום וזימון פגישות עם כל ממשק רלוונטי, הכנת חוברתwelcome , מינוי חונך + תיאום ציפיות, הגדרת מס' עובד, מייל ברוך הבא לעובדים, שיחת 'מה נשמע' מס' ימים לפני ועוד.
בנוסף להלן דוגמא לבקרה שתעשה למשל לאחר כחודש בתפקיד, אשר תכלול בין היתר: שאלות בהיבט חברתי / תרבותי לגבי השתלבותו בצוות ובארגון וכן לגבי ערוצי התקשורת בתוך הצוות (כגון ישיבות על בסיס קבוע וערוצי מידע נוספים). שאלות בהיבט המקצועי במיקוד על תהליך החניכה. כגון: האם מתקיימות פגישות חניכה לפי התכנית? האם תדירות הפגישות מספקת? האם יש למי לפנות כאשר מתעוררות שאלות בנושאים מקצועיים? האם השתלב במשימות הצוות? האם קיבל משימות תחת אחריותו? ועוד.
כאמור, בעת שתוגדר, רשימה זו תהווה GPS לעובד החדש, אשר בכוחה להוריד את סף העמימות מהחונך, הנחנך והארגון, להגדיר תכנית מובנת שתסנכרן את כל המעורבים בדבר הציפיות לתרומתם לתהליך, והכי חשוב, תגביר באופן משמעותי את הסיכויים כי העובד החדש יבצע את תפקידו באופן איכותי ועצמאי תוך מינימום זמן ועם חיוך.
סיכום
אם כן, חניכה אינה רק עניין טכני של מפגש העברת מידע וידע, זהו גם תהליך העצמה. לחניכה כאמור: 2 מרכיבים מרכזיים (ידע והעצמה), 3 רבדים של מידע (מקצועי-ארגוני-פסיכולוגי) ו-5 עקרונות.
ליבת ההצלחה של תהליך חניכה תלוי ביחסים בין החונך והנחנך וביכולתו של החונך להיות מודל לחיקוי ולהזדהות, דוגמא אישית ולהגביר את המוטיבציה של החניך להשתלב בארגון.
מה יהפוך את תהליך קליטת העובד למוצלח? תכנון והערכות מראש, תשומת לב לפרטים, התאמה אישית לצרכים ייחודיים של העובד והתפקיד, קשר שוטף ומשוב קבוע, כמו-גם ניהול התהליך תוך קביעת יעדים, לוחות זמנים, מעקב ובקרה. אך החשוב והעיקר בתהליך הוא הטמעת המודעות לחשיבות הנושא והגישה.
שכן, קליטה וחניכה של עובד חדש דורש תשומות שלא כל ארגון מודע אליהם או מוכן להשקיע אותם מתוך עומס או מתוך מחשבה שיהיה בסדר.
חשוב לזכור כי ההשקעה הזו מוחזרת: בזמן הכשרה קצר יותר, בהפחתת עלויות אי עמידה בזמנים, בהפחתת טעויות ובעיקר בעובד מרוצה בעל מוטיבציה לתרום לאורך זמן להצלחת הארגון.
בהצלחה !
מאמר זה התפרסם גם:
-
בירחון קול אור – נחיתה רכה
-
בגליון של האיגוד הישראלי לאיכות – בסיס קליטה ומיון
לפרטים אודות: סדנת קליטה וחניכה של עובד חדש
הצטרפו לעשרות המנהלים ובעלי העסקים שנהנים מהניוזלטר של נוגט אסטרטגיות.
הירשמו לקבלת טיפים, מאמרים ולעדכונים מהבלוג השבועי "תורת הארגונים"