בינה לי, בינה לי חביבה – האמנם?
מודל להטמעת הבינה המלאכותית בארגון
מאת: גליה אלמליח-הרמן, שולמית בן ארי
1. מבוא
גל ההתלהבות העולמי מכלי הבינה המלאכותית כדוגמת ה-ChatGPT וה-Bard, הפכו לצונאמי בארץ. נראה שכולם מדברים עליהם מתפעמים, מסוקרנים ואף מנסים ליישמם בחייהם האישיים והמקצועיים.
ארגונים רבים מתחילים להיות מודעים ליתרונות שכלים אלה מציעים ומנסים להטמיעם במערכות הטכנולוגיות, האנושיות והניהוליות. לדוגמא: אוטומציה של משימות חוזרות, שיפור יעילות ודיוק, ניתוח נתונים וזיהוי דפוסים, שירות לקוחות משופר וקבלת החלטות טובה יותר.
בד בבד, קיימים גם חששות מהשתלטות כלי הבינה על תהליכים מרכזיים בארגון, מפיטורי עובדים ובמיוחד מאי הוודאות מהתפתחותה העתידית של הבינה – גם יוצריה טוענים כי אינם יודעים מה היא צופנת בקרבה.
בכל זאת ההנחה האקסיומטית היא כי הבינה המלאכותית כאן כדי להישאר – ולטווח ארוך.
השאלות המרכזיות הנצבות מול הארגונים הן לא האם ליישמה – אלא איך ליישמה, למשל:
- איך מטמיעים נכון, באופן מושכל ולאורך זמן את כלי הבינה המלאכותית בארגון?
- איך נהנים מהיתרונות שכלים אלה מציעים לצד ניהול סיכונים, רגולציה, אתיקה ואי הוודאות הגלומים בטכנולוגיה זו?
- איך מנהלים נכון חששות עובדים מאובדן מקום עבודתם?
הטמעת הבינה המלאכותית היא תהליך משמעותי רב אתגרי שבכוחו להשפיע על הארגון מקצה לקצה – מהיבטים אסטרטגיים, תרבותיים ועד לתהליכים הבירוקרטיים.
2. מודל יישומי להטמעת הבינה המלאכותית השיחתית – AI – בארגון
במאמר זה מוצג מודל יישומי להטמעה הולמת של הבינה המלאכותית השיחתית בארגון – כתהליך קצר מועד, שיטתי, ידידותי בכל שרשרת הערך הארגוני תוך ניסיון לוויסות החששות ולשליטה מרבית באי הוודאות העתידית.
2.1 למה צריך מודל?
הבינה המלאכותית אינה חדשה בעולמנו, היא קיימת כבר 70 שנה. עם זאת, השקת כלי בינה מלאכותית-שיחתית – AI – במהלך הרבעון האחרון של 2022 מהווה נקודת מפנה משמעותית, שכן אין מדובר רק בטרנספורמציה דיגיטלית. ההנגשה והזמינות של מידע רב ומתוכלל לצד יכולות מהירות ואמינות יחסית לניתוחו, קוראים תיגר על מגוון היבטים בעולם העבודה שהכרנו עד כה.
דו"ח מצב האינטליגנציה המלאכותית השנתי החמישי של חברת דלויט (06.2023) מצא כי מהפכת הבינה המלאכותית תפסה חלק ניכר מהארגונים לא מוכנים ליישומה. בעוד ש-94% מהמנהלים סבורים שבינה מלאכותית היא קריטית להצלחה בחמש השנים הבאות, ארגונים רבים טרם הפנימו את המשמעויות הנדרשות ליצירת ערך מטכנולוגיה זו. עיקר הפערים כך נראה, נובעים מהיעדר אסטרטגיית AI, מתרבות ארגונית ומנהיגות לא תומכת, ובמיוחד מהחשש מאי הוודאות של התפתחותה העתידית של הבינה.
אולם השאלה כאמור אינה – האם לקחת חלק במהפכה טכנולוגית זו, אלא איך ליישמה באופן אופטימלי המותאם לצרכים, לציפיות וליכולות הארגון.
בכתיבת מאמר זה, גם אנחנו נעזרנו בבינה, שאלנו אותה – למה ליישמה בארגון?
בתוך 5 שניות התקבלה תשובתה – מאורגנת, מנומקת ושיטתית, בסיומה נכתב באופן חכם ואף אנושי: "חשוב להיות נחוש וסבלני ולתת לזמן וללמידה להתפתח ולהתבצע באופן הטוב. ארגונים צריכים להעריך את מוכנותם ליישום בינה מלאכותית, כולל זמינות ואיכות הנתונים, התשתית הנדרשת והמומחיות של כוח העבודה שלהם".
לגבי חששות מפיטורים הבינה השיבה כי: "במקום להחליף בני אדם, ניתן לראות בבינה המלאכותית ככלי להגדלת היכולות האנושיות ומעצימה את העובדים להתמקד במשימות יצירתיות ואסטרטגיות יותר".
המודל המוצג להלן הוא מערכתי, פרקטי, ידידותי ומהיר ליישום. המודל כולל: *עקרונות מנחים, *מנגנונים תומכי בינה (מת"ב) ו-*שלבים ליישום אופטימלי של כלי הבינה המלאכותית בארגון.
המודל נשען על מודלים אסטרטגיים להובלת תהליכי שינוי בארגון ועם זאת מודגשים המאפיינים הייחודיים של הבינה, כגון: התפתחותה המהירה והמאתגרת, התפתחותה הלא נודעת בעתיד לצד החששות משינויים עמוקים העלולים להתפתח בשוק העבודה כתוצאה מהטמעתה.
התרשים להלן מציג את המודל להטמעת הבינה המלאכותית בארגון, כפי שיפורט ויורחב במאמר זה:
2.2 עקרונות להטמעת הבינה המלאכותית בארגון
הטמעתם של כלי הבינה המלאכותית בארגון באופן פורמלי לשימוש יומיומי, נשענים על שלושה עקרונות החיוניים להצלחת התהליך.
עקרון I:"אסטרטגיה פתוחה" – אסטרטגיה של אי ודאות
"אדם אינו יכול ללמוד מאומה אלא אם ילך מהידוע לבלתי ידוע" (קלוד ברנרד). לא כך עם אסטרטגיית הבינה – בשל רמת עמימותה הגבוהה הגדרת אסטרטגיית AI הינה למעשה הליכה מהווה לא כל-כך ידוע, לעתיד עוד יותר לא ידוע. זה מחייב התנהלות במודל של אסטרטגיה פתוחה, גמישה עם "יד על הדופק" לקצב החדשנות המהיר המאפיין את מהפיכת הבינה. בד בבד, להמשיך בתהליכים של "אסטרטגיה קלאסית" כגון: הגדרת חזון, מטרות, יעדים ותכניות עבודה הקשורים לעולם הבינה. זו אסטרטגיה משולבת של יזמות נמרצת בתנאי עמימות נוכח עתיד לא צפוי ולא וודאי.
עקרון II: מנהיגות נוכחת רגשית
יעילותה המדהימה של הבינה המלאכותית לצד ערפול העתיד בהתפתחותה מחזק את תחושת העמימות האישית של העובדים ומעלה חששות אנושיים. עולות שאלות כגון: אילו תפקידים יהיו מיותרים, אילו פונקציות תחלפנה את העובדים – שאלות המעוררות חרדות, התלבטויות וכתוצאה לעיתים גם אי נכונות לשתף פעולה ביישומה.
העיקרון השני מתמקד בניהול מושכל של אי הוודאות דרך מנהיגות נוכחת-רגשית – מנהיגות של הקשבה, רגישות, של מודעות וסיוע בוויסות רמת אי הוודאות. מנהיגות שתאפשר שותפות ותרומה מלאה של העובדים, מנהיגות שתסייע להגדיל השליטה האישית ולהגביר אפקטיביות היישום המתמיד של הבינה בארגון.
עקרון III: "דגלים אדומים"
הבינה רבת אפשרויות לתועלת הארגון, היא מסקרנת, מלהיבה ובאותה עת גם ברת פוטנציאל לשימוש מזיק – בכוחה ליצור זיופי תוכן, מידע שגוי, הטיות, פגיעה בפרטיות עובדים ובנתונים ארגוניים חיוניים ובמיוחד – היא עלולה לפספס את הפרספקטיבה האנושית ולהתעלם מההקשר הרחב האנושי של הארגון.
על מנת לנהל ולמזער הסיכונים ולהבטיח כי התועלות משימוש בבינה המלאכותית עולות בקנה אחד גם עם האתיקה הארגונית יש לזהות את הסכנות הקשורות לבינה, את התלות הרבה המתפתחת בה ולפתח מדיניות, מנגנונים, קווים מנחים ותקנות בנוגע לאופן שימוש במידע. ה-"קווים האדומים" יסייעו בהגדרת הגבולות ובניסיון שליטה על התפתחות עתידית מזיקה.
2.3 מנגנונים תומכי בינה (מת"ב)
מנגנונים תומכי בינה (מת"ב) מאפשרים לארגון להטמיע באופן אופטימלי את כלי הבינה המלאכותית ולהרוויח מהיתרונות והתועלות שהיא מציעה באופן מותאם ופורה. במאמר זה נמליץ על 3 מת"בים החיוניים לדעתנו, להטמעה נכונה של כלי הבינה בארגון.
מת"ב #1 – אמנת הבינה
"אמנת הבינה" כוללת מדיניות, עקרונות, כללי התנהגות וגבולות ברורים – כללים של "עשה"-"אל תעשה" – לשימוש אחראי, מוסרי ורגולטורי בכלי הבינה המלאכותית.
האמנה תתייחס לכלל ההיבטים בארגון, מרמת המאקרו ועד רמת היחיד למשל:
אחריות ושקיפות – לדוגמא – אם עובד השתמש בעבודתו בכלי הבינה, האם עליו לציין זאת? האם בכל סוג שימוש? איפה נכון שיתועד ויישמר? מה קורה אם עובד העלה לכלי הבינה מידע חסוי? למי ידווח? איך יתמודד הארגון?
שמירת נכסי המידע – איזה סוג מידע מותר להעלות לכלים אלה? איך ניתן למנוע / למזער זליגת מידע מהארגון?
שמירת הפן האנושי – אלו נושאים או תחומים יעברו לטיפולה הבלעדי של הבינה, אלו נושאים או תחומים יישארו רק לטיפול אנושי? (למשל: שיחת המשוב? פגישת שימוע?) מה יהיו הקווים המנחים בהחלטה מעין זו?
מת"ב #2: "נאמני הבינה"
"נאמני הבינה" יהוו צוותי משימה רב תחומיים-ייעודיים להטמעת כלי הבינה בארגון, תוך הרחבה מתמדת ומושכלת של השימוש בה. צוותים אלו יתמקדו בהגדרות ויישום תהליכים כגון:
- תהליך שיטתי וקבוע לניהול הסיכונים הכרוכים בשימוש בכלי הבינה בארגון.
- תהליכי הפקת לקחים, מעקב ובקרה שיטתיים אחר ההטמעה של כלי הבינה בארגון.
- איסוף, ארגון ותכלול קבוע של מידע הסוקר מגמות עולמיות וטכנולוגיות של התפתחות הבינה בסביבה החיצונית לארגון.
- הגדרת נהלים וכללים, לעבודה נכונה עם כלי הבינה והטמעתם בארגון.
- כתובת ארגונית לשאלות, התלבטויות, הצעות ופתרונות בנושא הבינה המלאכותית.
מת"ב #3: מערך הכשרה – ממוקד בינתיות
עפ"י הפורום הכלכלי העולמי, 44% מכלל הכישורים של עובד ממוצע צפויים להשתנות בחמש השנים הקרובות. מכאן עולה משמעות קריטית גם של הקמת מערך הכשרה ממוקד בינתיות ומותאם לצרכים המשתנים של ארגון בעולם דינמי המשתנה תדיר.
ההכשרה תנחיל לעובדים ולארגון השפה הבינתית לצד ידע ומיומנויות נדרשות כדי לממש נכון ולאורך זמן את הפוטנציאל הטמון בטכנולוגיית הבינה. לדוגמא:
- הכרת כלים ומנגנוני השימוש המגוונים של הבינה (לצד הכרת מגבלותיהם)
- חשיבה וביקורתית ופיתוח יכולות לניתוח ובקרה על המידע המופק
- "ושאינו יודע לשאול" – שפת שאילת "השאלות הבינתיות"
- גמישות מחשבתית באי וודאות
- ניהול סיכונים
- אבטחת מידע.
2.4 שלבים להטמעת הבינה
העקרונות והמנגנונים מהווים בסיס בבניית השלבים להטמעת כלי בינה מלאכותית בארגון ופיתוחה העתידי. השלבים שיטתיים, יישומים, מסייעים "לאקלם" טכנולוגיה זו בתהליך קצר מועד, ידידותי לאורך שרשרת הערך הארגוני. הטמעת הבינה אם כן כוללת 4 שלבים מרכזיים כמפורט להלן:
שלב #1: הבניית "האסטרטגיה הפתוחה" עם הדרג הבכיר
סדנא לבחינת תועלות הבינה לארגון – סדנת חשיבה אסטרטגית-פרקטית:
- לבחינת התועלות הפוטנציאליות מכלי הבינה המלאכותית באופן ייעודי ומותאם לארגון.
- איך להתמודד עם אי הוודאויות העתידיות
- איך להתמודד עם "הדגלים האדומים"
- בחירת הפיילוט הראשוני להטמעת הבינה
- מינוי נציג הנהלה – כ-Owner להובלת התהליך בארגון
שלב #2: פיילוט – בחינת יישום התהליך במסגרת מוגדרת ומבוקרת
- מינוי צוות בינה – צוות אופטימלי רב תחומי ייעודי להובלת פרויקט הטמעת ראשוני בנושא או במחלקה שיבחרו בסדנא
- ביצוע הפיילוט. למידה והפקת לקחים מהפיילוט ויישום המסקנות.
שלב #3: בניית התשתית הארגונית (מת"ב)
- עיצוב אמנת הבינה, הקמת צוותי "נאמני בינה", טיפוח מערך הכשרה ייעודי ממוקד בינה, כמתואר לעיל.
שלב #4: הטמעה כלל ארגונית – יישום שיטתי מבוקר, מדורג, מותאם ושקול
- שיתוף כל חברי הארגון בתהליך ההטמעה של כלי הבינה המלאכותית ,
- יישום וטיוב המערכות בתחומים ארגוניים נוספים
- אימוץ מהיר של התפתחויות חדשניות, הפקות לקחים
- שמירה על הפן האתי והערכי של הארגון
תהליך הטמעת המודל הינו קצר מועד, ובהתאם לרוח הבינה הוא משתלב בזמן מהיר בפעילות הארגון.
3. סיכום
במחקר שערכו BCG ו-MIT בקרב 1,700 עובדים בארגונים בכל העולם, כ-60% מהנשאלים חשו שכלי הבינה המלאכותית הם כמו עמית לעבודה. נמצא שעובדים המשתמשים ב-AI במסגרת עבודתם האישית יש סיכוי של פי 3.4 להיות מרוצים מעבודתם בהשוואה לעובדים שאינם משתמשים בבינה מלאכותית.
מהפכת ה-AI היא עובדה קיימת ומוצקה ונראה כי הינה גם חיובית לשוק העבודה. מכאן שכעובדה קיימת – ישנה חשיבות רבה לאמצה בארגון בתהליך שיטתי, מושכל, נכון ובר שליטה.
המודל המוצג במאמר זה מאפשר למצות נכון את פוטנציאל ההזדמנויות, התועלות והיתרונות שכלי הבינה יכולים להעניק תוך ניסיון לווסת את אי הוודאות המאפיינת טכנולוגיה זו.
וכמו שכותבת הבינה: "ההצלחה בהטמעת הבינה המלאכותית בארגון דורשת מאתנו להתמקד בשיטתיות ולהפוך את האי-וודאות שכרוכות בטכנולוגיה זו להזדמנות לחדשנות והתפתחות. כדאי לזכור שהטמעת הבינה המלאכותית היא תהליך רב-תחומי שדורש תכנון, הדרכה וניסיון".
בהצלחה !
גליה אלמליח-הרמן ושולמית בן ארי – צוות ייעוץ ארגוני-אסטרטגי. מומחיות לייזום, יישום וליווי מגוון תהליכים משמעותיים בתחום החדשנות השיטתית לצד הטמעת תרבות וערכים של יזמות ויצירתיות, בארגונים מובילים בישראל. משלבות היבטים של יזמות, חדשנות ויצירתיות, לצד היבטים של מצוינות תהליכית ומנהיגות המסייעים לארגון להיות יותר יזמי, חדשני ומצליח, תוך מתן מענה סינרגטי לכלל בעלי העניין.
המאמר מייצר הבנייה חשובה ומתודולוגיה מעולה להערכות הארגון לשימוש באמצעי שהוא הרבה יותר מעוד כלי.
זהו שינוי ממעלה שניה בהתפתחות הידע בארגון ובעולם כולו.
המאמר מייצר הליך מובנה וישים המנגיש את הטמעה סדורה של השימוש ב- AI בארגונים.
בנוסף, הובהר הצורך בפיתוח כלים אתיים ורגולציה לצד אבטחת המידע הרגיש בשימוש השוטף ב – AI . הבנה הסיכונים של שמוש לא אחראי בבינה מדגישים ביתר שאת את החשיבות של הטמעה מסודרת בארגון.
דריה יקרה,
אכן גם לתחושתנו מדובר בטכנולוגיה שבכוחה טמון שינוי מהותי ארגוני ואישי –
הן בהיבט התועלות, הן בהיבט הסיכונים.
תודה על החידוד המפרגן.
מאמר מארגן, ונותן בסיס לפיתוח ארגוני, אחד הטובים יותר שקראתי לאחרונה
תודה על כך.
בכל זאת, חשוב להציג גם תועלות עיקריות מדידות לארגונים שונים: עסקיים, שירותים, חינוך.
נדרשת חשיבה להכשרת כח אדם, ובעיקר לפיתוח שאלות ושיחה נכונה ויעילה עם הבינה.
על אלה, לפתח את שריר הביקורתיות, ועוד.
אבל כן, בהחלט נדרש מודל הטמעה מובנה.
יואב יקר,
העלית נקודות מהותיות ומאירות עיניים בתהליך הטמעת הבינה המלאכותית בארגון – תודה 🙂
בהחלט חשוב שהתועלות יהיו מדידות – אנו ממליצים כחלק מהשלב הראשון – לקיים סדנא אסטרטגית לחשיבה:
* על התועלות והיתרונות הספציפיים לארגון + תרגומם ליעדים מדידים
* איך הכי נכון ליישמם?
* איפה הכי נכון להתחיל הפיילוט?
וכו'.
כחלק מההכנה לסדנא זו, מומלץ לבחון היישום בפועל והאפשרויות הפוטנציאליים אל מול המגמות בענף מסוים, כפי שציינת.
במקביל, אכן הכשרת העובדים וחיזוק מיומנויות כגון: חשיבה ביקורתית לצד שאילת שאלות הן קריטיות וחשוב שיאופיינו על ידי כל ארגון כחלק *ממת"ב #3: מערך הכשרה – ממוקד בינתיות*.
בנימה אישית, אציין כי אני חשה נפעמת וסקרנית אל מול היכולת והכוח שטכנולוגיה זו מציעה, כן – לצד החששות…
תודה על דיון מרתק.