רגש, שותפות ומספרים – להשפיע ללא סמכות
מנהל פרויקטים בחברה אחראי כי התחייבויות הפרויקט יסופקו ברמת איכות גבוהה, במסגרת הזמן והתקציב שהוגדרו. על מנת לעמוד בהצלחה ביעדים ובמטרות הפרויקט, מנהל הפרויקטים תלוי במגוון ממשקים אותם הוא מנסה להניע באופן מטריציוני.
מנהל פרויקטים נדרש, אם כן, לשלב בין יכולות PMO מקצועיות כגון: הגדרת וניהול תכניות עבודה, לו"ז, משאבים, סיכונים, תקשורת שוטפת אל מול הלקוח ואל מול הארגון וכו' לצד יכולות מנהיגות והנעה מתוך סמכות מוגבלת ולא פורמלית.
על אף שהנעה והשפעה ללא סמכות הוא נושא מאתגר, ישנם מספר עקרונות יסודיים שמנהל הפרויקט חייב להקפיד עליהם כבסיס להצלחה בתפקידו:
- שותפות ותמונה כוללת – הקפידו על שקיפות מרבית תוך הבנת הצרכים, האילוצים והאינטרסים של כל הצדדים.
- הגברת האמון: (א) המקצועי הקפידו להציג נתונים מספריים ועובדות, הימנעו ככל האפשר מניסוחים המבוססים על אינטואיציה, או על מידע חלקי או לא מדויק (ב) האישי – תנו לעמיתים שלכם את כל הסיבות לסמוך עליכם ועל המניעים שלכם.
- רגש ורגישות – חשוב להבין שהדרך לביצוע משימה עוברת דרך אנשים ועד כמה שזה נשמע ברור וטריוויאלי – יש גם להתייחס לנקודה חשובה זו. מוטיבציה אינה דבר רציונלי היא לגמרי אמוציונלית. תיעדוף משימה, לעיתים קרובות, תעשה לא רק בגלל דחיפותה או בגלל העניין והתגמול שבה, אלא בעיקר בשל חיבור ומחויבות גבוהה לאדם העומד בראשה.
על כך בפרשת השבוע, פרשת חוקת, שם נאמר:
"נַעְבְּרָה-נָּא בְאַרְצֶךָ, לֹא נַעֲבֹר בְּשָׂדֶה וּבְכֶרֶם, וְלֹא נִשְׁתֶּה, מֵי בְאֵר: דֶּרֶךְ הַמֶּלֶךְ נֵלֵךְ, לֹא נִטֶּה יָמִין וּשְׂמֹאול, עַד אֲשֶׁר-נַעֲבֹר" ( במדבר כ', י"ז).
משה שולח שליחים למלך אדום כדי לבקש את רשותו לאפשר לבני ישראל לעבור בארצו ומבטיח, שלא יפגעו בשדותיו ובכרמיו למרות המעבר של אנשים רבים ובהמות.
נשאל אם כן,
מה הכוונה של משה בהבטחתו כי בני ישראל לא ישתו מֵי בְאֵר ושילכו רק בדֶּרֶךְ הַמֶּלֶךְ?
נשיב,
משה, כאמור, משתמש ב-3 סוגי ההשפעה ללא סמכות על מנת לקבל אישור מעבר ממלך אדום:
פניה לרגש – אדום הוא עשיו ולמעשה אחיו של יעקב (ישראל) ולכן משה פותח את פנייתו אל הרגש: "כֹּה אָמַר, אָחִיךָ יִשְׂרָאֵל" (י"ד) ומבקש רשות לעבור בארץ אדום מכוח האחווה.
אך משה מבין כי פניה לרגש המלך, אינה מספיקה כדי להניעו ולכן מתייחס גם לתמונה הכוללת ולתועלות והרווח הכלכלי שישיג המלך אם יאפשר לישראל לעבור בארצו, רווח הבא לידי ביטוי במילים — מֵי בְאֵר ודֶּרֶךְ הַמֶּלֶךְ:
- מֵי בְאֵר – הרי לבני ישראל הייתה באר שליוותה אותם במסעם במדבר והשימוש במימיה היה ללא עלות. משה, אם כן אומר למלך אדום, לא נשתה ממי הבאר שלנו, אלא נקנה מכם מים ונשלם את מלוא מחירם ("וְאִם-מֵימֶיךָ נִשְׁתֶּה אֲנִי וּמִקְנַי, וְנָתַתִּי מִכְרָם" (כ', י"ט)).
- דֶּרֶךְ הַמֶּלֶךְ – בעבר נהג המלך לסלול דרכים ולגבות עבור השימוש בהם דמי מעבר, בניגוד לדרכים לא סלולות, למשל בהרים או במדבר שהמעבר בהן הוא ללא עלות. משה אם כן מציין, שבני ישראל ילכו רק בדרכי המלך וכך גם ירוויח המלך דמי מעבר.
כלומר, משה רואה את התמונה הכוללת ומדגיש את האינטרסים והיתרונות שירוויח הצד השני – מלך אדום כשותף לפרויקט מעבר בני ישראל בארצו, אך גם מציין התייחסות מספרית קונקרטית – רווחים כלכליים הן מצריכת מים והן מדמי מעבר בדרכי המלך.
ומאידך מדגיש משה, לא רק את הרווח והתועלת אלא גם שלא יגרם נזק ממעבר ישראל דרך ארץ אדום שכן:
- לא נטה ימין ושמאל (להזיק השדות והכרמים).
- ברגלי אעבורה (ולא במרכבות)
- בדרך המלך- בדרך הסלולה המיועדת למעבר.
אם כן, תפקיד הפנים-ארגוני של מנהל הפרויקט להשפיע, להניע ולסייע לממשקיו להבין את המהות והמטרה של הפרויקט, משמעותו הארגונית וחשיבות תרומתם האישית לנושא, לצד טיפוח הקשרים האישיים עם ממשקיו.
כאמור, כדי להגביר את מחויבות הממשקים – השותפים הפרוייקטלים, יש לראות גם את האדם ולא רק את המשימה ולהשקיע גם (1) בקשר הרגשי ברמה האישית, גם (2) בראיית התמונה הכוללת לרבות האינטרסים והאילוצים של כל הצדדים ולא רק את ההיבט הצר של פרויקט ספציפי (3) בהגברת האמון הן המקצועי – התנסחות בעובדות ומספרים והן האישי – תנו לממשקים שלכם את כל הסיבות לסמוך עליכם. התנהלות כזו של מנהל הפרויקט תניע את ממשקיו לנהל את הפרויקט מתוך שותפות ומחויבות מלאה ולא מתוך 'טובות'.
הצטרפו לעשרות המנהלים ובעלי העסקים שנהנים מהניוזלטר השבועי של נוגט אסטרטגיות.
הירשמו לקבלת טיפים, מאמרים מקצועיים ועדכונים מהבלוג "תורת הארגונים".