אנשים מקצועיים עם הרבה רצון טוב –

מקבלים משימה לענות על מכרז ע-נ-ק ותאריך יעד.

 

מקיימים ישיבת התנעה, בה –

מחלקים את הסעיפים בין העובדים הרלוונטיים

קובעים לו"ז ותאריכי יעד

אפילו מגדירים צוות בקרה

ו…

מתחילים לרוץ אל עבר המטרה

כל אחד מתיישב בעמדת העבודה שלו

ומשקיע מאמץ במענה על החלק שתחת אחריותו במכרז.

 

נשמע אידיאלי לגמרי, בואו נבחן מס' עקרונות בתהליך:

1. האם קראתם את השאלה לעומק והבנתם את כל סעיפיה?
2. האם עניתם על השאלה שנשאלתם, או שפשוט 'שפכתם' את כל מה שאתם יודעים בתחום?
3. האם המענה כתוב בשפה ברורה לכולם (ולא  רק פנים-ארגונית)?
4. האם התשובה בנויה באופן לוגי ומסודר?
5. האם אתם מנהלים את הזמן נכון?
6. האם מונפים הדגלים בזמן? איך מתמודדים עם הדגלים כשהזמן כ"כ לחוץ? האם מתמודדים או מוותרים?

 

הטיפים שלי:

1. תבנו את התשובה במבנה של השאלה – התייחסו לכל תתי הסעיפים ואף השתמשו בניסוח השאלה כחלק מהתשובה.
2. תענו *על מה שנשאלתם* – אל תתנו לקורא להסיק את התשובה תכתבו אותה 'במזומן' באופן נגיש וברור.
3. עבדו עם טבלת עקיבות מרומזרת (באקסל לדגמא) – לכל דרישה במכרז רשמו האם המענה תואם, תואם חלקית, חסר. לכל דרישה שסומנה בירוק וצהוב ציינו גם את מספר הסעיף.
4. אל תקצרו  – כתבו מילים מלאות. אתם הרי רוצים שיבינו את מה שכתבתם.
5. במענה למכרז, הזמן הוא אתגר ענק. איחור של אפילו דקה בהגשתו מורידה את כל המאמץ לטמיון (שלא לדבר על הסיכוי לזכיה…). נהלו את הזמן – אל תזרמו ואל תתייחסו אליו כהמלצה. קחו ספייר משמעותי – שיאפשר התייחסות רצינית לכל נושא ודגל שעולה.
6. הקצו מספיק אנשים לצוות המענה למכרז – לא רק אנשים טכניים-מקצועיים, אלא גם אנשים שיסייעו במעטפת הכללית.

 

מצד אחד נשמע כ"כ טריוויאלי.

מצד שני המציאות בשטח מראה….

אשמח לשיתוף מניסיונכם בטיפים, שיטות והמלצות למענה נכון ואופטימלי למכרזים.

 

גליה אלמליח-הרמן, יועצת ארגונית, מייסדת נוגט אסטרטגיות. בעלת ניסיון מוכח בליווי מנהלים ומגוון חברות ובהובלת תהליכי שינוי ושיפור ביצועים המניבים שיפור בתוצאות העסקיות. בעלת תואר שני (בהצטיינות) בייעוץ ופיתוח ארגוני עם התמחות באסטרטגיה.