גיוס עובדים:
אינטואיציה או החלטה מושכלת?
מדריך לגיוס עובדים ע"י מנהלים מקצועיים שאינם מתחום משאבי אנוש.
בתחילת פגישתנו שיתפה אותי דנית, מנהלת מש"א בחברה טכנולוגית בדברים הבאים: "כחלק מתהליך הקבלה לחברתנו מועמדים עוברים מספר ראיונות. רוב המועמדים הם לתפקידים הנדסיים, לכן הראיונות מתקיימים על ידי מהנדסים בתפקידי ניהול ברמות שונות בארגון. רוב המנהלים שלנו חסרי ניסיון בביצוע ראיונות עבודה ומבססים בדרך כלל את החלטתם לגבי מועמד על תחושת בטן."
דנית לא לבד. מנהלים רבים מקבלים החלטות, בנושא המהווה את אחד מאבני היסוד של הארגון, בעיקר עפ"י תחושת בטן ואינטואיציה.
בל נטעה, אין ספק כי לאינטואיציה יש כח רב ונתייחס לכך בהמשך, עם זאת, לקבל החלטה מהותית, מבוססת מלכתחילה על תחושת בטן אינה התנהלות מקצועית ולא תמיד מובילה לתוצאות הרצויות.
המשאב האנושי – It's all about people
זו אינה קלישאה, ההון האנושי הינו אחד המשאבים המרכזיים עליו מתבסס הארגון. לכן השקעה באיתור מדויק של הון זה, מהווה עבור ארגונים רבים מנוע צמיחה מרכזי. מכאן עולה חשיבותו של תהליך גיוס מוצלח, באופן שיהיה גם אפקטיבי וגם לטווח ארוך.
ללא ספק ראיון המנוהל בחוסר מקצועיות, מבזבז משאבים יקרים לשני הצדדים, מתסכל ופוגם ביעילות ואיכות תהליך הגיוס. על כן הגדרת תהליך שיטתי —
- יסייע לארגונים לחסוך משאבים (זמן, עלויות וכו')
- יוריד את רמת התסכול של העובדים אשר לא מיומנים בביצוע ראיונות,
- יסייע בשמירת מוניטין החברה בקרב מועמדים, ובעיקר —
- יאפשר לגייס את המועמד המתאים אשר יתרום מכישוריו לצמיחת הארגון לאורך זמן.
דייט בחשיכה
כמעט ואין מנהל שלא נדרש בשלב מסוים לראיין מועמד לצוות שלו. הבעיה כאמור נובעת מכך, שמצד אחד רוב המנהלים אינם מראיינים מקצועיים. שכן ביצוע ראיון דורש מיומנויות המשלבות היבטים מקצועיים, ניהוליים ואישיותיים, כשלמעשה, מנהלים רבים כלל לא הוכשרו לכך ומצד שני, המנהל הוא זה שיעבוד עם המועמד ולכן חשוב שיהיה שותף בהחלטה לגבי גיוסו.
הריאיון כפגישה עיוורת בו שני זרים מנסים להרשים אחד את השני בסיטואציה מובנית ולא טבעית. המרואיין עושה את מיטב המאמצים ליצור רושם רציני ומקצועי לצד המודעות שיש מתמודדים נוספים לתפקיד, שלעיתים לא פחות טובים ממנו. המראיין, מנגד, נדרש לנצח על הריאיון, כאמור בשלושה היבטים:
- היבט מקצועי – בחינת יכולות המקצועיות והאישיות של המועמד.
- היבט ניהולי – ניהול זמן הריאיון וחלוקת זמן הדיבור (פארטו), ובעיקר —
- היבט אישי, בו נדרש לשמור על אוירה נעימה ורגועה, ליצור רושם חיובי על הארגון וכמובן להתנהג באופן מכובד לאורך הריאיון גם כשברור שהמועמד אינו מתאים לתפקיד.
כך שבתום הריאיון על שני הצדדים לצאת בתחושה נעימה כשהמראיין קיבל את המידע והרשמים החיוניים על המועמד אשר יסייעו לו בגיבוש ההחלטה לגבי המשך גיוסו לארגון.
מה לעשות? למקצע ולמסד !
כמו כל תהליך ארגוני, גם את תהליך הגיוס יש להגדיר ולנהל כתהליך כולל, החל מהגדרת הצורך וכלה בקליטת העובד בארגון. המלצתנו אם כן היא למקצע ולמסד את תהליך גיוס העובדים גם בקרב המנהלים המקצועיים. תהליך שיטתי הוא אחד הדרכים היעילות לניהולו ולהשגת התוצאות הרצויות. להלן נציע מודל בן 4 שלבים לגיוס עובדים ע"י מנהלים מקצועיים שאינם מתחום משאבי אנוש. המודל מתבסס על מודל קבלת החלטות תוך דגש על תהליך גיוס עובדים.
שלב ראשון: מגדירים – מה רוצים?
- מנתחים את פרופיל התפקיד המקצועי והאישיותי שהגדרתם תוך מתן דגשים לקריטריונים שחשוב לכם למצוא אצל העובד הפוטנציאלי כגון ניסיון, רמת השכלה ותכונות הדרושות להצלחה בתפקיד.
- מתעדפים את הקריטריונים תוך הבחנה בין אלה החיוניים לתפקיד (חובה) לבין אלה הרצויים (יתרון).
- מגדירים מדדים של מה ייחשב כהצלחה – בטווח הקצר ובטווח הארוך.
ניתוח מקדים של פרופיל המועמד האידיאלי יסייע למקד את הריאיון בשאלות המהותיות לתפקיד, למקסם את תפוקות הריאיון ולקבל את עיקר המידע הנחוץ לגבי המועמד.
שלב שני: איך מתאימים את הסיר למכסה? אוספים מידע !
מטרת שלב זה היא להוריד את מפלס העמימות ואי הוודאות לגבי המרואיין. בשלב זה נתמקד באיסוף מירב המידע הרלוונטי שיסייע לנו בקבלת החלטה מושכלת המבוססת על מידע (ולא רק על אינטואיציה).
איך עושים זאת? בשלושה שלבים –
- לפני הריאיון – מתכוננים – כמו כל פגישה על מנת שתהיה מוצלחת יש להתכונן אליה. השתדלו להכיר את המועמד עד כמה שניתן, טרם הפגישה ע"י התעמקות בקורות החיים.
במקביל, הגדירו את מטרות הפגישה (מה מחפשים), את התפוקות הרצויות הן מהריאיון (המידע הנחוץ לקבלת החלטה) והן מהגיוס עצמו (מה יהווה הצלחה בתפקיד), ועל בסיס זה, הגדירו שאלון שיסייע לכם למפות ולנפות את המועמדים. - במהלך הריאיון – מקשיבים – מקשיבים לנאמר וגם למה שלא נאמר, לטון דיבור ולשפת הגוף. כך למשל מומלץ לבקש דוגמאות מעשיות לשאלותיכם, זה יסייע למועמד לבטא את הנדרש ממנו וגם יפתח צוהר לדרך בה התמודד עם מגוון מצבים.
אגב, המלצה זו נכונה גם לשיחתכם עם הממליצים. - בסוף הריאיון – מתעדים – משקיעים מספר דקות לחשיבה ותיעוד הרשמים מהמועמד בשלושה היבטים: מקצועי, אישיותי ומיומנויות. נתעד רשמים כגון — האם הייתה כימיה? האם ישתלב בצוות? האם יעניק ערך מוסף לצוות? מה ההשקעה הנדרשת עד שיעבוד באופן עצמאי? ועוד.
מומלץ בשלב זה גם לתעד את תחושתכם לגבי האופן בו ניהלתם את הריאיון – מה היה מוצלח ובמה כדאי להשתפר בריאיון הבא.
שלב שלישי: ניתוח ובחינת החלופות
אין ספק כי מומלץ לראיין מספר מועמדים לתפקיד גם כשחשים שהזמן לחוץ. זה יעניק לכם כח. תהליך ריאיון שיטתי של מספר מועמדים, יאפשר בין היתר להשוות ביניהם באופן אובייקטיבי ולשקול עבור כל מועמד את העלויות, ההזדמנויות והסיכונים – לא רק בהיבט השכר אלא גם הערכת זמן הסתגלות ולמידת התפקיד, השפעת היתרונות והחסרונות של כל מועמד על צרכי הצוות וכן רמת הביטחון שחשים לגבי יכולתו למלא על הצד הטוב ביותר ולטווח ארוך את התפקיד שלשמו הוא מגויס.
תהליך זה של ניתוח חלופות מאפשר להאיר ולחזק את היתרונות והחסרונות של כל מועמד אל מול המועמדים האחרים ולקבל את המועמד שנראה הזוהר ביותר.
שלב רביעי: קבלת ההחלטה….
אין ספק כי אחת ההחלטות הקשות ביותר למנהל כרוכה בבחירת עובדים.
נדמה לכאורה כי בשלב זה כשכל הנתונים בידנו, קבלת ההחלטה אמורה להיות פשוטה.
אז זהו שלא….
המציאות כידוע מורכבת יותר.
כך למשל, נניח כי פגשתם את המועמד האידיאלי – אדם שעונה על כל הגדרות התפקיד – קורות החיים שלו מרשימים וכוללים תארים יוקרתיים וניסיון נהדר.
גם בראיון הוא מרשים: שומר על קשר עין, עונה באופן מקצועי על הנשאל ושואל שאלות נבונות.
אבל משהו מציק לכם, לא משהו שאתם לגמרי מצליחים לשים עליו את האצבע –
אולי היו יותר מידי משרות בשנים מעטות מדי ללא הסבר מתקבל על הדעת,
או שנדמה לכם שהמרץ שלו מוגזם.
או שהמלצת הבוס הקודם אמנם כללה מילים יפות אבל נשמעה כאילו הוא לא באמת התכוון אליהם.
או שפשוט לא היתה "כימיה"
שכן כמו בכל החלטה, גם ובעיקר בגיוס עובדים יש התערבות ושילוב של אלמנטים סובייקטיביים כגון העדפות אישיות, תחושות בטן, אינטואיציה ו-"כימיה" עם המועמד.
עם זאת, כששיקולים אלה נכנסים לתמונה לאחר הניתוח הרציונלי הם מקבלים נופך שונה.
ולכן בשלב זה של קבלת ההחלטה, הקשיבו לאינטואיציה גם כאשר הנתונים האובייקטיבים מצביעים אחרת – אתם בתפקידכם בזכות הניסיון שלכם – ראיתם יותר דברים וצדקתם יותר פעמים – הקשיבו לתחושת הבטן – היא אומרת לכם משהו.
בנוסף, נציין כי עדיין יתכן גם לאחר יישום כל שלבי המודל, כי טרם מצאתם מועמד המועדף עליכם באופן מובהק. במקרה כזה, אם בשל אילוצים הוחלט להתפשר ולגייס את המועמד שנתפס כ"רע במיעוטו", יש לעשות זאת מתוך מודעות וניתוח הסיכונים הכרוכים בכך.
טיפ נוסף – הגדירו כלים ופלטפורמות
מאחר וגיוס עובדים הוא תהליך רוחבי בארגון, המערב עובדים רבים ממגוון תחומים, רצוי להגדיר כלים ופלטפורמות שיסייעו וימסדו את התהליך. זה יאפשר מחד, כלי אחיד לקבלת ההחלטה ולהורדת הסיכונים הכרוכים בגיוס מועמד לא מתאים ומנגד, שקיפות ארגונית וכן שימור וניהול הידע הארגוני בנושא. כך למשל ניתן להגדיר שאלונים ייעודיים, תבניות ורשימות תיוג למילוי בזמן הריאיון ולנימוק ההחלטה לגבי כל מועמד. בנוסף, ניתן גם למכן ב-flow את שלבי הראיונות בארגון.
חשוב לזכור….
ארגונים משקיעים משאבים רבים בתהליך גיוס עובדים חדשים — ובצדק !
עם זאת, מועמדים עוברים היום מגוון ראיונות מקצועיים ולא רק אצל מנהלי משאבי אנוש ולכן יש לטפח גם את יכולתם של המנהלים המקצועיים בתחום זה. השבחת תהליך גיוס עובדים, ע"י העצמת מיומנויות וידע המראיינים לצד מיסודו באופן מלא או חלקי, יוביל לייעול התהליך מחד ולגיוס המועמד המתאים ביותר שיתרום מכישוריו לארגון לטווח ארוך מנגד.
בהצלחה !
הצטרפו לעשרות המנהלים ובעלי העסקים שנהנים מהניוזלטר השבועי של נוגט אסטרטגיות. הירשמו לקבלת טיפים, מאמרים מקצועיים ועדכונים מהבלוג "תורת הארגונים".