על הראסי (R.A.C.I)
בנוהל ניהול פרויקטים בחברה מסוימת הוסיפו את הסעיף הבא:
"ככל שיעלו מחלוקות בין אנשי הצוות למנהל הפרויקט הגורם המכריע יהיה מנכ"ל החברה".
סעיף זה נולד מתוך הקושי אותו חווה מנהל הפרויקט אשר באחריותו לעמוד ביעדים מוגדרים אך סמכותו מטריציונית. כלומר להשגת היעדים הוא תלוי במגוון ממשקים ללא סמכות לדרוש או לתעדף ביצוע מאנשים שאינם כפיפים לו.
מטריצת R.A.C.I משמשת להגדרת תחומי אחריות ומעורבות של בעלי עניין בפרויקט.
R.A.C.I הם ראשי תיבות של ארבע פונקציות בכל תהליך:
- Responsible – האדם או הצוות בעלי האחריות לביצוע בפועל של התהליך/ התפוקה.
- Accountable – אדם אחד בעל האחריות הניהולית על התהליך ותפוקותיו.
- Consulted – אנשי המקצוע והמומחיות איתם יש להתייעץ בקשר לתהליך.
- Informed – האנשים שיש לעדכן בסטטוס הביצוע.
כפי שמתואר בתרשים לעיל יש להגדיר במטריצה עבור כל משימה, מי אחראי ועל מה (R.A.C.I) בכל היבטי ושלבי התהליך.
על אחריות וסמכות בפרשת השבוע, פרשת וישב שם נאמר:
"וַיְהִי, אַחַר הַדְּבָרִים הָאֵלֶּה, חָטְאוּ מַשְׁקֵה מֶלֶךְ-מִצְרַיִם, וְהָאֹפֶה–לַאֲדֹנֵיהֶם, לְמֶלֶךְ מִצְרָיִם" (בראשית מ', א').
עפ"י פסוק זה האנשים שחטאו למלך מצרים הם המַשְׁקֵה וְהָאֹפֶה.
עם זאת, באופן מעניין, פרעה כועס ומטיל עונש על שר המשקים ושר האופים:
"וַיִּקְצֹף פַּרְעֹה, עַל שְׁנֵי סָרִיסָיו–עַל שַׂר הַמַּשְׁקִים, וְעַל שַׂר הָאוֹפִים." (מ', ב').
יתרה מכך, בהמשך כאשר מסופר על חלומותיהם הכתוב מתייחס ל-
"הַמַּשְׁקֶה וְהָאֹפֶה, אֲשֶׁר לְמֶלֶךְ מִצְרַיִם, אֲשֶׁר אֲסוּרִים, בְּבֵית הַסֹּהַר" (מ', ה').
לאור הבלבול לכאורה בטקסט, עולה השאלה –
האם מדובר ב-2 אנשים כלומר שר המשקים הוא גם המַשְׁקֵה ושר האופים הוא גם הָאֹפֶה או שמא מדובר ב-4 אנשים שונים?
נסביר,
עפ"י פירוש אברבנאל, ארמון מלך מצרים נוהל על ידי שרים המופקדים על תחומים שונים. כפי שראינו יוסף היה עבד לשר הטבחים האחראי לארוחותיו של המלך, שר המשקים – אחראי לענייני המשקאות ושר האופים – אחראי למיני מאפים, בארמון המלך. על השרים לוודא, בין היתר כי קיים כמות מספיקה, עושר וגיוון, איכות טעם וטריות וכן שיהיה זמין בעיתוי הנדרש.
השרים הינם בעלי האחריות (A) לביצוע העבודה, אך בפועל, הם עצמם לא ביצעו את העבודה של הכנת המשקאות ואפיית המאפים, הם ניהלו צוות עובדים שהיו אמונים על ביצוע מלאכות אלה (R).
אם כן, לפי פירוש זה, ניתן לנתח את הטקסט באופן הבא:
- פסוק א': "חָטְאוּ מַשְׁקֵה מֶלֶךְ-מִצְרַיִם, וְהָאֹפֶה–לַאֲדֹנֵיהֶם, לְמֶלֶךְ מִצְרָיִם" – המעשה אמנם בוצע על ידי העובדים האחראים על הביצוע (R), אך,
- פסוק ב': "וַיִּקְצֹף פַּרְעֹה, עַל שְׁנֵי סָרִיסָיו–עַל שַׂר הַמַּשְׁקִים, וְעַל שַׂר הָאוֹפִים" – פרעה כועס על השרים האחראים לספק את המשקה והמאפים (A).
- פסוק ה': "וַיַּחַלְמוּ חֲלוֹם…הַמַּשְׁקֶה וְהָאֹפֶה, אֲשֶׁר לְמֶלֶךְ מִצְרַיִם, אֲשֶׁר אֲסוּרִים, בְּבֵית הַסֹּהַר" – מאחר ובחלום לא ניכרת שררתם.
- פסוקים ט' ו-ט"ז: "וַיְסַפֵּר שַׂר-הַמַּשְׁקִים אֶת-חֲלֹמוֹ, לְיוֹסֵף….וַיַּרְא שַׂר-הָאֹפִים, כִּי טוֹב פָּתָר;" – במצב ערני וכלפי יוסף הם נחשבים לשרים.
- מ"א / ט-י': "וַיְדַבֵּר שַׂר הַמַּשְׁקִים…פַּרְעֹה, קָצַף עַל-עֲבָדָיו; וַיִּתֵּן אֹתִי בְּמִשְׁמַר…וְאֵת שַׂר הָאֹפִים" – טוען שר המשקים כי אמנם כעס פרעה על העובדים אך השרים הם אלה שנשאו בעונש.
אם כן לשאלתנו, בפסוק א' ו-ב' נראה כי מדובר ב-4 אנשים המשקה והאופה (R) שביצעו המעשה לבין השרים בעלי האחריות הניהולית (A) לתחום זה. אך בהמשך הפסוקים, נראה כי מדובר ב-2 אנשים בלבד – שר המשקים ושר האופים, אשר עמדת הכח והסמכות שלהם הודגשה במקומות בהם עליהם ליטול האחריות ולשאת בתוצאות המעשה.
שימוש במטריצת R.A.C.I מאפשר תיאום ציפיות בין כל בעלי העניין בפרויקט ומאפשר למנהל הפרויקט, לצוות ולהנהלה הבכירה, לקבל תמונה ברורה של מי אחראי על מה, לווסת עומס עבודה ולנצל באופן יעיל יותר את המשאבים הקיימים וכן גם מאפשר תקשורת טובה יותר בין חברי הצוות. אמנם R.A.C.I לא יבטיח העדר פניות למנכ"ל כשיעלו אי אילו מחלוקות בין חברי צוות הפרויקט, או העדר כשלים, אך בכוח מודל זה להפחית את החיכוכים ולהגביר התקשורת, התפוקות והאיכות.
הצטרפו לעשרות המנהלים ובעלי העסקים שנהנים מהניוזלטר של נוגט אסטרטגיות.
הירשמו לקבלת טיפים, מאמרים ולעדכונים מהבלוג השבועי "תורת הארגונים"