האם יש לכם מרווחי ביטחון?
*** להזמנת ספר תורת הארגונים ***
באפרים – מרווחי ביטחון ארגוניים – הם לרוב הגורם המבדיל בין ארגון שמצליח לשרוד משבר ואף לצמוח ממנו, לבין ארגון שנשחק תחת העומס. זו אינה סוגיה תפעולית, אלא בעיקר קיומית.
אחד האתגרים המרכזיים של ארגון הוא לדעת לעצור גם כשהכול נראה תקין: כשהמכירות יציבות והפעילות זורמת. זה הרגע שנכון לעצור באופן מבוקר כדי לחזק יכולות: להשקיע בתשתיות, לחדד תהליכים ולאפשר חשיבה קדימה במקום תגובה מתמדת. לא לאפשר לשוטף להפוך לבלם של הדברים החשובים באמת, עם הטענה – שאין זמן לעצור עכשיו. אם לא ניזום את העצירה, המחיר עלול להיות גבוה יותר.
ארגון אינו נמדד רק בקצב הפעולה שלו, אלא גם על עומק המרווחים שהוא מחזיק – מרווחי ביטחון תפעוליים, ניהוליים, תרבותיים ופיננסיים, שמאפשרים לו להתמודד בעת משבר בלי לקרוס. מערכת ללא מרווחים אולי נראית יעילה, אך בפועל היא פועלת על הקצה. כמו נהיגה ללא מרחק ביטחון: כל בלימה של הרכב לפניך עלולה להפוך מיד לאירוע מסוכן.
מבט עמוק על שאלת העצירה בפרשות בהר-בחוקותי, שם נאמר:
"וְכִי תֹאמְרוּ מַה נֹּאכַל בַּשָּׁנָה הַשְּׁבִיעִת הֵן לֹא נִזְרָע וְלֹא נֶאֱסֹף אֶת תְּבוּאָתֵנוּ" (ויקרא כה, כ).
התורה מצווה על שנת השמיטה, שנה בה אדם מפסיק לעבד את האדמה, מפקיר את שדהו ופרדסו, כל אחד יכול ליטול מיבולו וכן הוא אף אינו אוסף את תבואתו כדרך שגרה: "מן השדה תאכלו את תבואתה" (כה, יב). התבואה נאכלת ללא בעלות, מתוך ויתור על השליטה במחזור הייצור החקלאי.
ואז עולה השאלה הטבעית: "מַה נֹּאכַל"?
זו אינה רק שאלה כלכלית, אלא שאלה עמוקה: האם אדם יכול להרשות לעצמו לעצור מבלי לאבד ביטחון קיומי? החשש כך נראה אינו מפני מחסור בהווה, שכן בשנה השביעית עדיין ניזונים מיבולי השנה הקודמת, אלא החשש הוא מפני התקופה שאחרי העצירה. נראה כי דאגה זו עולה בשנה השביעית ומתייחסת למעשה לשנה השמינית. לכן יש לקרוא: "וְכִי תֹאמְרוּ מַה נֹּאכַל (בשנה השמינית), בַּשָּׁנָה הַשְּׁבִיעִת הֵן לֹא נִזְרָע וְלֹא נֶאֱסֹף אֶת תְּבוּאָתֵנוּ".
התשובה לכך אינה לבטל את העצירה, אלא לבנות מראש את התנאים שיאפשרו אותה: "וְצִוִּיתִי אֶת בִּרְכָתִי", תשרה ברכה בתבואה של השנה השישית והאדם ייהנה ממנה עד סוכות של השנה התשיעית. כלומר היכולת לעצור תלויה בבנייה מוקדמת של מערכת שמסוגלת לשאת את העצירה, מערכת שמאפשרת ליצור מנגנון של המשכיות שאינה תלויה רק בתנועה של העבודה השוטפת.
עיקרון זה נכון גם לארגונים. מערכת שאינה יודעת לנהל מרווחים (באפרים) אולי מסוגלת לפעול במהירות, אבל לא לאורך זמן. שכן בפועל היא לא מנוהלת, היא רק מואצת ובעיקר תלויה לחלוטין בתנועה מתמדת. מכאן שארגון נמדד לא רק בכמות העבודה שמייצר, אלא ביכולת לנהל מרווחים שיאפשרו לו המשכיות גם בעתות משבר בלי לאבד יציבות ושליטה. מהירות היא מדד ביצוע. מרווח הוא מדד ניהול. לכן במיוחד בזמני שיגרה נבחנת היכולת של ארגון לקחת הפוגה מהשוטף כדי להשקיע במרווחי ביטחון ארגוניים שיסייעו לו בעת משבר. ארגון שמסוגל לבנות מנגנוני באפרים נכונים יכול להרשות לעצמו מדי פעם לבצע עצירת 'שמיטה' כדי להמשיך באופן ממוקד, יציב ונכון יותר.