בואו נדבר על …
מיילים –
דואר אלקטרוני בעברית,
ובקיצור דוא"ל.

 

כמה מיילים, בממוצע, אתם מקבלים ביום?

כמה % מהמיילים בממוצע אתם קוראים?

לכמה מהמיילים שדורשים תגובה, אתם אכן מגיבים, תוך זמן סביר?

 

ולהיפך,

כמה מיילים, בממוצע, אתם שולחים מדי יום?

כמה מהמיילים שאתם שולחים, לדעתכם נקראים?

לכמה מהמיילים, שדורשים תגובה, אתם מקבלים תגובה קונקרטית תוך זמן סביר?

 

חלק א': מבוא

במציאות העמוסה של כולנו, עלינו לספק לקורא סיבה טובה לפתוח את המייל שלך / לקרוא אותו / ולהגיב עליו.

 

דואר אלקטרוני הוא כלי ניהולי, המסייע לעבודתנו ותורם לקידום המשימות שלנו. הוא גם כלי תקשורת המאפשר לנו להעביר מידע בלחיצת כפתור, וגם לבנות מערכת יחסים לצד מיצוב עם עמיתינו.

 

מכאן שבעת תכנון כתיבה של דוא"ל, יש להתמקד במספר פרמטרים חשובים:

• חשיבה תוצאתית – מה המטרה // התפוקה הרצויה של המייל – חשיבה תוצאתית מתחילה מהשורה התחתונה. התוצאה הופכת למוקד שממנה נגזרים, המטרות והפעולות שיובילו להשגתן.
• שילוב משימתיות ושירותיות – למרות שעל מייל להיות ממוקד ומשימתי, חשוב לא להתעלם מגישה שירותית הכוללת: נימוס, נחמדות, סבלנות, הבנת צרכי האחר, אכפתיות וכדו'.
• אפקטיביות – לוודא כי כמות המשאבים הנדרשת לקריאה ולתגובה תהיה מינימלית, ככל הניתן.

 

חלק ב': לפני שמתחילים לכתוב מייל….

מה הדבר הראשון שיש לעשות כשמתיישבים לכתוב מייל (=או סלאק או כל מדיה אחרת….)?

 

לשאול 2 שאלות:

• האם מייל הוא המדיה הנכונה למסר שאתם עומדים לכתוב?
  אם למשל אתם חשים, שהמסר מורכב או מסובך מדי, כדאי לשקול לתקשר במדיה אחרת למשל: שיחת טלפון (=כן זו מדיה פעילה עדיין ואף יעילה פעמים רבות) או פשוט להיכנס למשרד של הקולגה (=אפילו תישרפו קלוריה בדרך…).
  במילים אחרות, מייל לא תמיד המדיה הנכונה לכל מסר, לעיתים פשוט יותר ונכון יותר להרים טלפון או ללכת 4 צעדים למשרד השכן.

 

•  הגדירו – מה המטרה // התפוקה הרצויה של המייל?
  הגדרה זו, ע"י שימוש בחשיבה תוצאתית גם תסייע להתמקד ולכתוב רק את הנדרש.
  מייל לא ממוקד המכיל מידע מיותר, יגרום לקורא, לא לקרוא את המייל, לא להתייחס אליו באופן הרצוי (=אם בכלל) ובעיקר לפספס את חשיבותו.

בואו נבחן יחד את הסיטואציה, השקעתם בכתיבת מייל, קיוויתם לקבל צ'יק-צ'אק תשובה ולהתחיל להניע…
ובסוף אתם עסוקים ב… לחכות, להתעצבן, להיות מתוסכלים על ההם שלא עונים, להתעסק בתזכורות, ובפעול להתעכב עם המשימה…
אולי, יעילות ופחות תסכול היו מושגים אילו המייל היה ממוקד יותר, עם שאלה / הנעה לפעולה ברורה יותר בסופו …

 

טוב,
החלטנו שמייל הוא המדיה הנכונה למסר שלנו,
ואנחנו גם ממוקדים ויודעים להגדיר את מטרת המייל.
נהדר !

 

חלק ג': למי נמען את המייל? (על שימוש מושכל ונכון בשורות TO, CC, BCC)

לשם כך נשאל את עצמנו:

• האם המייל רלוונטי לכל אחד מהמכותבים ו…מדוע?

הכלל הברור והמובן הוא שיש לכתב את המייל רק לעובדים / מנהלים שהם חלק מהפעילות בו עוסק המייל.

שהרי אין טעם למען את המייל למישהו שעשוי לא להבין מדוע הוא מכותב לו.

השאלה לעיל, כולל הבנת הסיבה מדוע כל נמען מכותב למייל, תסייע למיקוד רשימת הנמענים.

יש לזכור, ככל שיש יותר נמענים, יעלו יותר דעות ורעשי רקע….

אם מישהו לא רלוונטי באופן ישיר לנושא המייל, אל תכתבו אותו, אל תוסיפו בלבול —

לא לכם,

לא לו

ולא ליתר המכותבים.

לגבי CC מומלץ להשתמש בעדינות, כאמור לשם עדכון האנשים הרלוונטיים בלבד  (=ולשאול את עצמכם את השאלה לעיל: האם המייל רלוונטי לכל אחד מהמכותבים ב-CC ו…מדוע?)

ככלל מומלץ להימנע משימוש ב-BCC, אלא אם אתם לגמרי בטוחים שזה הכרחי. בכוחה של פונקציה זו לערער את האמינות שלכם….

 

ועוד דבר, אחרון ולא כ"כ חביב:

אם קיבלת מייל שמכתב את כל העולם ואשתו —

(=למשל ממישהו שלא קרא את הכללים לעיל…)

פליז, אל תהיו אלה שמתחילים את השרשרת הלא נגמרת של 'השב לכולם'…..

 

חלק ד': שורת הנושא 

בבואנו לכתוב את שורת הנושא נשאל את עצמנו:

• האם שורת הנושא משקפת את תוכן המייל?
• האם שורת הנושא היא מספיק ממוקדת – ישר ולעניין?

שכן, על  הכותרת להיות קצרה, ברורה ואינפורמטיבית, המשקפת את תוכן המייל.

לדוגמא: במקום לכתוב "פגישה",

כדאי לכתוב: "זמינות לפגישה לגבי POC הקרוב (05.03.21) עבור לקוח XXX ".

שהרי עובד / מנהל עסוק לא יתאמץ לזכור מי אתה ולאיזו פגישה אתה מתכוון.

הוא פשוט ידלג על המייל.

בואו נצא מתוך נקודת הנחה, שרוב האנשים לא פותחים את כל 78 המיילים שמתקבלים מדי יום, אלא סורקים את הכותרות ומתעלמים מהרוב.

הכותרת היא הרושם הראשוני שנוצר אצל הקורא,

וודאו שהרושם הזה חיובי,

הכותרת צריכה לשקף שאתה מרוכז, ואתה לא בא לבזבז זמן.

זיכרו: המטרה העיקרית של הכותרת היא לגרום לנמען לפתוח את המייל.

לכן, מומלץ להשקיע 3 דקות כדי לחשוב על הכותרת בכדי שתבלוט בתיבת הדואר הנכנס של הנמען, כמובן מבלי לוותר על ניסוח מקצועי וענייני.

יתירה מזאת, כשכותבים את שורת הנושא, יש לקחת בחשבון גם שיקול של חיפוש בעת הצורך. מילות מפתח רלוונטיות יקלו למצוא את המייל הספציפי בתוך 'ערימת' הדואר הנכנס.

 

בפוסטים הבאים, נתמקד בתוכן  המייל ובכללים חשובים נוספים…

כמו-גם נקנח בטיפ רוחבי חשוב שנכון למגוון פעילויות בשגרת העבודה היומיומית….

יהיה מעניין 🙂