העובד הכי מקצועי שלנו…לא כ"כ נחמד
(חלק 2 – המלצות)
בשבוע שעבר שיתפתי בפוסט "העובד הכי מקצועי שלנו…לא כ"כ נחמד", התלבטות בסוגיה ניהולית הדנה במתח בין רמה מקצועית גבוהה, שללא ספק יקרה מפז לארגון, אל מול יחסי אנוש עכורים הגורמים לתסכול בקרב העובדים וממשקי העבודה.
הפוסט צבר תהודה, הזדהות ועניין ובעיקר תגובות מעולות עם שלל הצעות, המלצות ושיתוף בחוויות דומות. רוב ההמלצות הדגישו כי יש לקחת בחשבון את השפעות ארוכות הטווח, על כל בעלי העניין, שלעיתים השלכותיהן מתגמדות ביחס ליתרונות שבטווח הקצר. בסיכומו של דיון נראה כי הועלו שתי המלצות עיקריות:
- השקעה במיומנויות הרכות של המנהל – מנטורינג ואימון אישי תוך בחינה מתמדת של אפקטיביות התהליך והשפעותיו על סביבת העבודה.
- הזזת המנהל לתפקיד מקצועי שלא כולל ניהול כפיפים – שמירת הידע בארגון והורדת החיכוך
הייתה גם המלצה בודדת לפיטורים מיידים של העובד 'הלא נחמד'.
רוצה להודות לכל מי ששיתף מהידע ומהניסיון שלו ותרם לדיון פורה ומפרה.
אכן ההתלבטות התמקדה במציאת הדרך האופטימלית למזער את המחיר שהארגון ישלם בטווח הקצר ובעיקר בטווח הארוך.
באופן מעניין בכל אחד משלושת המקרים, אופן ההתמודדות היתה שונה, אפרט:
- בחברה אחת, העובד החליט לעזוב מרצונו מאחר והרגיש מתוסכל, לא מספיק מוערך ובעיקר לא הבין מה רוצים ממנו, שהרי הוא כ"כ משקיע ומשתדל, הרבה יותר מאחרים…
- בחברה השנייה, חברת הייטק גדולה, הוחלט כי הגיעו מים עד נפש ויש לפטר את מהנדס התוכנה. ללא ספק מדובר בהחלטה אמיצה שכן המהנדס כתב קוד 'בסינית' — עם קושי רב לקרוא או לשנות אותו. מהנדס התוכנה לא שיתף פעולה עם הצוות, לא ענה על שאלות שנשאל, התנשא, העכיר את האווירה, שיבש את תהליכי העבודה והגביר את התסכול בקרב ממשקיו. הוא הבין שיש בידיו מקור כח, שכן טען חדשות לבקרים 'שאם יענה על שאלות הצוות – יפטרו אותו וישאירו את חברי הצוות'. חצי שנה לפני פיטוריו, גייסו שני מתכנתים על מנת שיפצחו את הקוד שכתב המהנדס ובמקביל יציעו אלטרנטיבה לפיתוח גרסא חדשה (ומובנת) של התוכנה המדוברת.
- בחברה השלישית, מתוך הוקרה למקצועיות מנהל המחלקה ותרומתו לארגון כמו גם מגמת השיפור והשינוי שחל בגישתו, הוחלט להשקיע במנטורינג ואימון אישי כאמור, תוך בחינה מתמדת של אפקטיביות התהליך והשפעותיו על סביבת העבודה. המטרה לחזק את הקשר החיובי בין העובדים לבין מנהל המחלקה, הצוות והמטרות ובכך למזער שחיקה, להעמיק את מחויבות העובדים והמוטיבציה ולהגביר את רמת שביעות הרצון אשר יתבטא, בין היתר, ברצון לתרום מעבר לנדרש כגון – בהיקף שעות העבודה, ברצון להירתם ולהתפתח מקצועית כמו-גם ביוזמות לשיפור תהליכי המחלקה וכן בירידה ב- % העזיבה.
להלן פירוט חלק מההמלצות שניתנו לשיפור מיומנויות הניהול הרכות של מנהל המחלקה. ההמלצות אף הוגדרו כחלק מהיעדים האישיים של המנהל. המנכ"ל (מנהלו הישיר) אחראי לבקרת היישום, בישיבותיהם השוטפות יוקצה זמן גם לבחינת אופן ההתקדמות והאפקטיביות (בטווח הקצר והארוך) של יישום ההמלצות. ההמלצות:
- אימוץ דפוסים של מנהיגות מעצבת ויישומם בחיי היומיום במחלקה ע"י:
- התייחסות אישית הענקת תשומת לב ליחיד, יחס אמפטי ותומך, תקשורת פתוחה, הצבת אתגרים אישיים, מדריך, יועץ וחונך, אשר יגבירו את השאיפה והרצון להתפתח דרך קבלת משימות שיאפשרו למידה של דברים חדשים מתוך מוטיבציה פנימית לביצוע משימות. מומלץ להשקיע בהתייחסות אישית פעילה ורציפה למשל ע"י תמיכה ועידוד העובדים תוך אמירת מילות הערכה לגבי הכרה בתרומה של כל אחד להצלחת המחלקה.
במקביל, יצירת מערכת כלים להערכה ותגמול "רכים", כגון: עובד מצטיין, הצוות מוביל ועוד. ותגמולים כספיים – בחינת הפרמטרים לתגמול כספי בגין הישגים, וותק, מעמד. - אתגר אינטלקטואלי (מנהל המחלקה כמנטור) – הדג מצליח מהראש – קריאת תיגר על צורת החשיבה הרווחות ועידוד חשיבה יצירתית התורמת לפיתוח אלטרנטיבות רבות יותר לפעולה. למידה היא ערך ויש לראות בכל מצב הזדמנות ללמידה. יש לעודד את העובדים לחשוב לעומק על דרכים טובות יותר לביצוע משימותיהם תוך העלאת הרמה המקצועית של עובדי המחלקה. מנהל המחלקה מכיר את נקודות העוצמה והחולשה של כל אחד ממנהלי הצוות, מומלץ כי ישמש כמנטור ויטפח נושאים רוחביים במחלקה כמו גם יטפח את נקודות החולשה של כל אחד ממנהליו באופן אישי, תוך דיון בגישות ורעיונות חדשים לעידוד המנהלים לשנות את אופן חשיבתם והתנהלותם בנק' הדורשות שיפור. ניתן להגדיר תכנית חניכה (מעוגן בלו"ז) עם כל מנהל על הנקודות שדורשות חיזוק, כמו-גם הקפדה על שגרות ניהוליות + נוכחות פעילה כשנדרש.
- הנעה באמצעות השראה –רתימת העובדים להצלחת המחלקה והארגון במטרה לעודד אותם להשקיע יותר מאמץ כדי לעמוד במשימותיהם, כשהם מעודדים ואופטימיים ביחס לעתיד ומאמינים ביכולתם. מומלץ להגדיר חזון למחלקה ולתקשר אותו בהתלהבות תוך המחשה כיצד ניתן לממש תכל"ס את המטרות, וכן העלאת ציפיות העובדים מעצמם וחיזוק ביטחונם ביכולתם להצליח.
- התייחסות אישית הענקת תשומת לב ליחיד, יחס אמפטי ותומך, תקשורת פתוחה, הצבת אתגרים אישיים, מדריך, יועץ וחונך, אשר יגבירו את השאיפה והרצון להתפתח דרך קבלת משימות שיאפשרו למידה של דברים חדשים מתוך מוטיבציה פנימית לביצוע משימות. מומלץ להשקיע בהתייחסות אישית פעילה ורציפה למשל ע"י תמיכה ועידוד העובדים תוך אמירת מילות הערכה לגבי הכרה בתרומה של כל אחד להצלחת המחלקה.
- הובלת פרויקט חוצה ארגון – כיעד מחלקתי וכפיילוט מנהיגותי של מנהל המחלקה בשיתוף עם מנהלי הצוות – הפרויקט ישמש פיילוט לתרגול, הובלה והנהגה של מנהל המחלקה ובניית השדרה הניהולית של המחלקה. בהתאם, מומלץ להגדיר יעד מחלקתי תקופתי מעבר ליעדים השוטפים כגון שיפור השירות.
- מיסוד שגרות ניהוליות – להגברת היעילות המחלקתית, התקשורת במחלקה ותחושת השותפות והסולידריות מול מטרות ויעדי המחלקה והארגון. שגרות אלה גם יסייעו ליצירת סינרגיה בין קבוצות המחלקה. על אף העומס הרב במחלקה חשוב ומומלץ להגדיר פגישות קבועות ולהקפיד על קיומם, מומלץ לתעד הפגישות בדגש על החלטות שהתקבלו + Action Items מוגדרים בזמן ואחריות. כדי לשמור על עקיבות ורצף, מומלץ כי כל פגישה תתחיל עם סיכום הפגישה הקודמת ומעקב אחר סטטוס המשימות. חשוב להגדיר פגישות בכל רבדי המחלקה (כגון: עם כל מנהל צוות, עם צוות המנהלים, פגישות מחלקתיות, פגישות צוות (כל מנהל עם הצוות שלו) וכו').
- מיסוד שדרה ניהולית במחלקה בניית מנהלי דרג ביניים בפועל ולא רק בהגדרה, תוך הקצאת זמן ניהול בהתאם (20-80) – כיום מנהלי הצוות משקיעים את רוב זמנם בתפעול השוטף ללא השקעה איכותית בפעילויות הניהול הנדרשות. מומלץ לחשוב על חלוקה שונה של העבודה באופן שיוריד את העומס ממנהלי הצוות ויאפשר להם להתמקד בפעולות הניהוליות. על מנהלי הצוות להקצות זמן לניהול שיכלול חשיבה כוללת (ולא רק נקודתית), שיפור תהליכים (לא רק בטווח הקצר), קיום שגרות ניהול (כמפורט לעיל). מעבר לחשיבות הנושא להצלחת המחלקה ובמידה מסוימת הורדת הממשק הישיר עם מנהל המחלקה, זה גם יעניק אופק קידום מקצועי לעובדים, יעודד שאיפה להצטיין ו'תחרות בריאה'.
- הגדרת זמן לבחינה רוחבית ושוטפת של ממשקי המחלקה, אל מול הממשקים הפנימיים במחלקה, הממשקים בתוך הארגון וממשקים עם הלקוח.
"רק מי שלוקח סיכון והולך רחוק, מגלה עד כמה רחוק הוא יכול להגיע" (אלברט איינשטיין) אין לי ספק כי למחלקה יש את הפוטנציאל להגיע למרחקים, גבהים ושיאים חדשים, בהובלתו של מנהל המחלקה הנוכחי – מנהל מקצועי ומחויב. אישיות חכמה, משימתית ודורשת תוצאות, מלא רצון טוב לשפר, ללמוד ולהשתפר אני בטוחה כי שילוב תכונות אלה יחד עם פתיחות, הקשבה ומוטיבציה לשנות ולהתייעל – יאפשרו להצעיד את המחלקה קדימה ולהיות גורם מוביל בשוק.
בהצלחה !
הצטרפו לעשרות המנהלים ובעלי העסקים שנהנים מעדכונים של נוגט אסטרטגיות.
הירשמו לקבלת הטיפ השבועי, מאמרים מקצועיים ולעדכונים מהבלוג השבועי "תורת הארגונים"